Last time we showed you how to answer the phone professionally. This time we will discuss the art of transferring a call.

Anyone who has ever had to call a service line or call centre knows that it’s not necessarily a great experience. Especially if it includes being interrupted by music because you have been put on hold without warning, or suddenly finding yourself speaking to someone completely new and having to explain yourself all over again. Make sure therefore to always tell the caller what you’re doing and what will happen next. It’s easy to stick out in a really positive way!

Caller describes a specific situation:

• I understand. No problem, I will put you through to the --- department, I’m sure they will be able to help.
• I see, in this case I will transfer you through to ---. He is responsible for ---. Are you all right to hold the line for a few moments?

Caller asks to speak to a specific person or department:

• One moment please, I will see if she’s available to speak to you.
• Please hold the line while I transfer your call.
• I’m afraid she is in a meeting at the moment. May I take a message, or would you like to call back later?
• Unfortunately she is not available, but her proxy, Mr X, is. Would you like to speak to him instead?
• Unfortunately she is out of the office today, but I will remind her to call you back as soon as possible, if that’s ok.

Good to know:

Warm transfers and cold transfers:

A so-called warm transfer means you dial the extension number first to tell your colleague who is on the phone and what the call is in regards to. The caller is on hold until your colleague has confirmed they are happy to speak to them. This is usually done when you transfer to a specific person. Cold transfers are the calls you simply put through, usually to a customer service department.

Das „English Teacher Training College and Bilingual Classroom Initiative (ABCi)“ ist eine Non-Profit-Organisation mit Hauptsitz in Vorchdorf in Oberösterreich, der 2011 von einem Amerikaner und einem Australier gegründet wurde. Ziel ist es, eine Ausbildungsplattform für Englischlehrer aus der ganzen Welt zu sein und damit gleichzeitig das Sprachenlernen und den Kulturaustausch zwischen englischsprachigen Ländern und Österreich zu fördern. ABCI vermittelt angehende Lehrer von englischsprachigen Ländern in österreichische Klassenzimmer für Projekte mit den Kindern und will bis zum Jahr 2020 jedes Schulkind in Österreich durch einen englischsprachigen Native Speaker unterrichtet haben.

Daneben werden auch für Erwachsene Mitgliedschaften und Englischkurse durch Native Speaker angeboten. Teilnehmer seien großteils Berufstätige, die sich neu orientieren wollen, sowie selbstständige Unternehmer, die sich verstärkt mit einem internationalen Publikum verständigen möchten. Die Kurse finden an den drei Ausbildungsstandorten Vorchdorf (OÖ), Pressbaum (NÖ) und Frantschach (Kärnten) statt. Nähere Infos auch auf der Website unter: www.abci-english.at/blog/2016/10/english-for-business-and-travel/.