Wie tanzt ein Kongress heute?

Oder anders gefragt: Was braucht’s heute, damit eine Business-Veranstaltung nicht zur Steigerung des täglichen Schlafpensums der Teilnehmer führt? Globalisierung, digitale Unternehmenskommunikation und technische Innovationen veränderten die Ansprüche von Veranstaltern und Teilnehmern und führten zur Entwicklung moderner Veranstaltungskonzepte. Thomas Ziegler, Geschäftsführer des Design Centers, und Julia Pfneißl-Mauritz, Geschäftsführerin von Belinked, über technische Erlebnisräume, erfolgreiche Wissensvermittlung und Vernetzung auf Kongressen.

„Der Kongress tanzt, aber er bewegt sich nicht mehr.“ So mancher wird dieses Zitat noch aus dem Geschichtsunterricht kennen. Inmitten von rauschenden Bällen, prächtigen Redouten und zahlreichen anderen Vergnügungen ging vor über 200 Jahren der bedeutendste und bislang längste Kongress Österreichs als „tanzender“ Wiener Kongress in die Geschichte ein. Die Wiener ließen sich nicht lumpen und lockten abseits der Verhandlungen mit den Verführungskünsten der Stadt. Und heute? Österreich ist beliebtes Ziel von internationalen Gipfeltreffen und diplomatischen Gesprächen und hat in der Tagungswirtschaft die Nase weit vorne. 2017 wurden laut Mira (Meeting Industry Reports Austria) mehr als 21.000 Veranstaltungen mit 1,7 Millionen Teilnehmern verzeichnet, was einem Plus von zwölf Prozent verglichen mit dem Jahr 2016 entspricht. Das dominante Marktsegment der Kongressbranche stellen kleine und mittlere Kongresse mit weniger als 500 Teilnehmern. Zudem fanden 2017 österreichweit 42 Großkongresse mit mehr als 2.000 Teilnehmern statt. Auch im Design Center Linz ist diese Entwicklung deutlich spürbar. Die Gesamtauslastung ist gestiegen, 90 Veranstaltungen mit einer durchschnittlichen Dauer von zwei Tagen fanden 2017 statt. Der Geschäftsführer des Design Centers Thomas Ziegler zu dieser positiven Tendenz: „Die derzeit gute Wirtschaftslage hat zu einem Anstieg an Veranstaltungen und einer höheren Auslastung geführt. Darüber hinaus bewährt sich unsere Strategie, technische Erlebnisräume anstelle von Qua-dratmetern zu verkaufen.“

Trend: Effizienz und (Zeit-)management

Das Ziel eines Kongresses, Wissensvermittlung und Erfahrungsaustausch, ist stets dasselbe geblieben. Es sind die Ansprüche, die sich durch das digitale Zeitalter geändert haben. Alles ist schneller geworden, Informationen können jederzeit online abgerufen werden. Was heutige Kongressteilnehmer von früher unterscheidet, ist auch, dass sie sich vor Kongressbeginn schon im Detail über Inhalte und Teilnehmer informieren können. Dazu wird bei vielen Kongressen eine App zum Download angeboten, die sämtliche Informationen und Inhalte zur Veranstaltung enthält. Der große Vorteil davon: Man kann sich die eine oder andere Präsentation sparen, welche sich schon im Vorfeld als zweckfrei für den Job herausstellt. Julia Pfneißl-Mauritz und Sylvie Stavaric setzten mit der Gründung des neuen Konferenzmodelles Belinked auf Individualität: Durch die persönliche Befragung der Teilnehmer vor einer Veranstaltung aus den Bereichen Marketing & Sales, Human Resources, Finance und IT wird von ihnen ein eigens zugeschnittenes Programm erstellt und gezielt vernetzt. Das führt dazu, dass es an einem Kongresstag mit 100 Teilnehmern auch 100 verschiedene Tagesabläufe gibt. „Eine Belinked-Veranstaltung zeichnet sich durch ein individuelles Programm, vorbuchbare Vier-Augen-Gespräche und Querdenkervorträge aus,“ erklärt Pfneißl-Mauritz.

Trend: Entertainment und Emotionen

Unterhaltung und Erlebnis werden von den Besuchern als Ausgleich zur Informationsflut geschätzt und auch immer mehr vorausgesetzt. „Früher haben wir Räume und Kapazitäten verkauft und haben die Technik hinzugefügt. Jetzt zäumen wir das Pferd andersrum auf und sagen: Wir legen ein ganzheitlich erlebnis-orientiertes Angebot, welches die technische Inszenierung, Equipment und das Content Management umfasst“, so Ziegler. Seine Inspiration: Las Vegas. In den USA fände das Trendsetting im Eventmarketing statt und die dortige Vernetzung verschaffe Vorsprung. Und diesen möchte Ziegler in der Veranstaltungsbranche beibehalten. Aus diesem Grund ist der kaufmännische Direktor des Design Centers und der LIVA (Linzer Veranstaltungsgesellschaft m.b.H.) bei zahlreichen nationalen und internationalen Verbänden aktiv. Der aktuelle Messe- und Kongresstrend lautet: mit allen Sinnen erleben. Emotionen in einem Wohlfühlambiente hervorrufen. Gänsehautfeeling schon beim Betreten der Räumlichkeiten erzeugen. Doch wie gelingt das? „Wenn man einmal im Design Center war, kann man das alleine schon wegen der Architektur nicht mehr vergessen. Und diese wird bei jeder Veranstaltung mitinszeniert. Ich habe ein Expertenteam um mich, vor allem mit Licht wird in unserem Haus viel gearbeitet,“ erklärt Ziegler. 2015 wurde im Design Center für ein Symposium das europaweit größte Kinetic-Lights-Projekt verwirklicht. 246 motorisierte, selbst leuchtende LED-Kugeln wurden an Seilzügen über 246 Tischen montiert, welche in verschiedenen Farben und dreidimensionalen Formen wie Brett, Trichter oder Welle durch den Raum schwebten. „Das war eine technische Höchstleistung!“ freut sich Ziegler. Um noch mehr Stimmung zu erzeugen, arbeite man neben Lichteffekten mit Musik und Gerüchen.

Trend: Modernes Networking

Klar, Kontakte knüpfen und Vernetzung ist Teil jeder Business-Veranstaltung. Auch wenn mancher vielleicht das Wort Networking schon als „Unwort des Jahres“ küren möchte. „Wir haben vor der Gründung von Belinked von vielen Führungskräften gehört: ,Hören Sie mir mit Networking auf, das kann ich nicht mehr hören'“, so Pfneißl-Mauritz. Die beiden Gründerinnen waren sich schnell einig: Sie wollen mit ihrem neuen Konzept weg von reinen Marketingworthülsen, die zwar super klingen, hinter denen aber nichts steckt: „Es geht um Begegnungen, die bereichern. Nicht um Visitenkartenaustausch“. Durch die im Vorfeld aufeinander abgestimmten Tagesabläufe der Teilnehmer können Einzelgespräche eingeplant werden. Dazu kommen Round Tables oder Plenumsvorträge mit Querdenkern. Dass digitale Kommunikation in Form von etwa Cyber-Meetings zu einer ernsthaften Bedrohung der klassischen Konferenz werden könnten, sieht Ziegler entspannt: „Der persönliche, direkte Erfahrungsaustausch auf Veranstaltungen kann und wird nie durch digitale Kommunikation ersetzt werden. Wichtig sind hierfür unterschiedlichen Räumlichkeiten, um individuelle Raumkonzepte zu ermöglichen und eine angenehme Atmosphäre.“ Und nach dem Kongress? „Wir sind in Linz durch eine gute Vernetzung sehr gastorientiert und kümmern uns auch um Unterhaltung und Rahmenprogramme außerhalb des Kongresses“, sagt Ziegler. Linz habe sich in den vergangenen Jahren zu einer erfolgreichen Kongressstadt mit besonderem Flair und kulturellen Möglichkeiten entwickelt. Der Kongress tanzt also auch heute noch. Anders. Und etwas schneller vielleicht._

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